CreditCall a správa pohledávek: jak účinně předcházet nezaplaceným fakturám?

Jednou ze čtyř divizí společnosti CreditCall je správa pohledávek. Užitečná možnost pro právnické osoby v případě, že jim druhá strana nezaplatí fakturu, účet nebo splátku. Celý proces začíná tzv. včasným inkasem. Jménem našich obchodních partnerů kontaktujeme v rámci včasného inkasa těsně před termínem splatnosti zákazníky našich klientů nebo klienty našich klientů, abychom jim připomněli jejich závazky nebo jim pomohli vyřešit situaci k oboustranné spokojenosti.

Juraj Balogh, výkonný ředitel společnosti CreditCall, nám však řekne, co to znamená, co obnáší správa pohledávek a jak tento proces funguje.

Správa pohledávek, jedna z důležitých činností naší společnosti, je prováděna pro mnoho klientů. Jak rozlišujeme jednotlivé typy pohledávek?

Rozdělujeme je do dvou sektorů.

• B2B (business to business) – správa pohledávek za právnickými osobami – tj. společnostmi, firmami, institucemi.
  • Jménem našich obchodních partnerů kontaktujeme jejich firemní klienty v případě nezaplacených faktur za služby nebo zboží. Jedná se o velké společnosti s řadou neuhrazených faktur až po malé společnosti, jako jsou stavební firmy, které provedly práce pro jiné společnosti, například rekonstrukci prostor. Jedná se o mandátní vymáhání pohledávek. Jakmile jsou nám předány pohledávky od dlužníků našich klientů, okamžitě zahajujeme proces mimosoudního vymáhání, který probíhá písemně, telefonicky nebo osobně. Za účelem vyrovnání dluhu uzavřeme s dlužníkem uznání závazku nebo splátkový kalendář. Pokud se nám nepodaří vymáhat pohledávku mimosoudně, doporučíme našim partnerům další postup na základě získaných informací.

• B2C (business to customer) – vymáhání pohledávek od konečného spotřebitele, tj. dlužníků, např. zdravotních pojišťoven, pojišťoven, bank – v případě nesplácení úvěrů apod.
  • Spolupracujeme například se zdravotními pojišťovnami Dôvera a Union a také zpracováváme pojistné události pro pojišťovnu Allianz. Oslovujeme dlužníky našich obchodních partnerů, kde řešíme nedoplatky např. za pojištění, příspěvky na zdravotní pojištění. . Ale máme aj klientov, pre ktorých zabezpečujeme celý servis, od vystavenia faktúr alebo platobných avíz, ktoré posielame elektronicky, vrátane platobného linku s možnosťou platby cez platobnú bránu. Zároveň dokážeme takýmto klientom automaticky párovať platby, prípadne im pomôcť s reklamáciami platieb alebo služieb či tovaru. Takže poskytujeme dnes už komplexný servis.

Jaké jsou podrobnosti správy pohledávek pro konkrétní společnost v sektoru B2B?

Uveďme si konkrétní příklad. Heineken je mimochodem velká nadnárodní společnost, se kterou již řadu let spolupracujeme formou mandátního řízení.

Náš obchodní partner nám zašle seznam svých dlužníků. My tento seznam zpracujeme, importujeme do našeho inkasního systému a potvrdíme klientovi zahájení inkasního procesu.

Dlužníkům jsou nejprve zasílány upomínky poštou a e-mailem, poté jsou kontaktováni telefonicky. Další postup je velmi individuální, záleží na tom, jaký postoj dlužník ke svému dluhu zaujímá, zda má zájem o finanční vyrovnání (obvykle formou splátek), nebo hledáme společné řešení.

Existují však i dlužníci, kteří odmítají platit a odmítají komunikovat. V situaci, kdy vzájemná dohoda s dlužníkem nevede k úspěšnému uhrazení dluhu, informujeme klienta, že mimosoudní řízení bylo bohužel neúspěšné.

V takovém případě se klient obvykle rozhodne pro soudní řízení. Prostřednictvím našeho advokáta připravíme soudní žalobu. Tím však naše práce nekončí, CreditCall je stále prostředníkem mezi klientem, advokátem, soudem a dlužníkem. Takové případy často končí exekučním řízením, všechny finanční pohyby jsou zaznamenány v našem systému.

Jak se liší vymáhání pohledávek B2C?

Včasné vymáhání pohledávek je účinným způsobem, jak se vyhnout vznikajícímu riziku nesplacených dluhů i pro fyzické osoby. Na základě databází našich klientů jsme rozdělili proces a systém do dvou hlavních kroků:

• Kontakt před datem splatnosti: Krátce před datem splatnosti faktury (2-3 dny) kontaktuje náš specialista na vymáhání pohledávek dlužníka, aby ověřil, že služba nebo zboží byly dodány správně, že byla přijata správná faktura a že tedy můžeme očekávat platbu do data splatnosti. Tento krok vytváří prostor pro řešení případných problémů, které by mohly zabránit zaplacení, umožňuje včasnou reakci, a proto můžeme společně předcházet dalším komplikacím.
• Kontakt po datu splatnosti: Pokud dlužník dluh nezaplatil, kontaktujeme ho 7 až 14 dní po datu splatnosti, abychom zjistili důvod zpoždění platby. Zde je důležitá otevřená a konstruktivní diskuse, která povede k vyjasnění situace a nalezení řešení.

Je možné porovnat, zda je složitější, nebo naopak úspěšnější prosazovat pro sektor B2B nebo B2C?

Na tuto otázku neexistuje jednoduchá odpověď. Může se zdát, že v sektoru B2B je správa pohledávek obtížnější. Od klienta sice dostaneme seznam dlužníků a kontaktů, ale často se stává, že konkrétní uvedení lidé už pro firmu nepracují nebo se firma přestěhovala, takže jsme zároveň detektivy a hledáme nové kontakty. Často se stává, že dlužnické firmy mají více dluhů, dluží nejen za zboží, ale i za DPH nebo sociální či zdravotní pojištění, a v takovém případě mají dluhy státu přednost před „našimi“.

Naopak lze říci, že výzvy pro podnikatelský sektor jsou klidnější než pro jednotlivce. Naši operátoři přicházejí do styku s lidmi v obtížnějších životních situacích, kteří naše telefonáty nevítají nebo jsou jimi vyloženě otráveni. V obou případech je však třeba situace řešit v klidu, s chladnou, ale citlivou hlavou, trpělivě vysvětlit problém a pomoci klientovi najít řešení.

Jaké jsou výhody profesionální správy dluhů pro naše klienty?

Outsourcing vymáhání pohledávek nabízí řadu výhod, které mohou významně přispět k optimalizaci finančních procesů v každé společnosti. Rád bych shrnul a doplnil hlavní výhody:

• Žádné poplatky předem, provize pouze na základě úspěchu : klient platí pouze za výsledky naší práce, což znamená, že v případě neúspěchu nemá žádné finanční riziko. Tento platební model motivuje poskytovatele služeb k maximálnímu úsilí o obnovu.
• Psychologický efekt třetí strany: přítomnost nezávislého call centra může dlužníkovi signalizovat vážnost situace, což často vede k rychlejšímu a ochotnějšímu plnění závazků. Dlužníci mají často tendenci vyhýbat se splátkám, pokud mají pocit, že se k nim mohou zavázat bez následků.
• Globální dosah: v mezinárodních obchodních vztazích je nezbytné mít partnera, který dokáže vymáhat pohledávky za hranicemi. To rozšiřuje možnosti a zvyšuje šance na úspěch.
• Zamezení přetížení zaměstnanců: vymáhání pohledávek může být zdrojem stresu a vyžaduje čas, který naši klienti mohou věnovat jiným strategickým oblastem podnikání.
• Získání dalších informací o dlužníkovi: Během procesu vymáhání můžeme získat cenné informace o dlužnících, které mohou klientům pomoci při budoucích obchodních rozhodnutích i při případných právních nebo exekučních krocích.
• Pravidelný reporting a transparentnost: díky online přístupu ke stavu pohledávek a pravidelným měsíčním reportům máme neustálý přehled o vašich financích. Naši klienti tak mají kompletní přehled o úspěšnosti svých inkas a mohou přizpůsobit svůj finanční plán aktuální situaci.

Outsourcing vymáhání pohledávek je účinnou strategií, která může nejen zvýšit úspěšnost vymáhání plateb, ale také dlouhodobě zlepšit celkovou finanční výkonnost každé společnosti.

Vymáháme také zahraniční dluhy?

Vymáhání pohledávek ze zahraničí je složitý proces, který vyžaduje důkladnou znalost místní legislativy, jazykových bariér a obchodních praktik. Naše mezinárodní síť partnerských advokátních kanceláří nám umožňuje efektivně zvládat i tyto výzvy.

Před zahájením vymáhání pohledávek je nezbytné získat o dlužníkovi všechny dostupné informace. To zahrnuje všechny kontaktní údaje, jako jsou telefonní čísla, e-mailové adresy a poštovní adresy. Naší prioritou je co nejdříve navázat kontakt s dlužníkem. Čím rychleji je proces zahájen, tím vyšší je pravděpodobnost úhrady.

To by samozřejmě nešlo bez kvalitních operátorů se znalostí cizích jazyků. Jsme schopni pokrýt komunikaci v angličtině, němčině, maďarštině, češtině, rumunštině a ukrajinštině. Jazykově zdatné operátory však máme i v dalších našich divizích, nejen v oblasti vymáhání a inkasa.