„Topíme se v administrativě.“
Převezmeme zpracování korespondence, evidenci, přepis údajů i hromadné rozesílání. Vaši lidé se vrátí k práci, za kterou je platíte - a vy platíte kapacitu, ne další pracovní místo.
Co to přináší
Administrativa se nikdy nepřihlásí jako problém - jen tiše ukrajuje z času, který měl jít jinam. Co z toho znáte?
Administrativu jde předat jen tehdy, když je proces přesně popsaný. Tam začínáme.
Krok za krokem sepíšeme, jak činnost probíhá, kde se rozhoduje a co je výjimka. Nejasný proces se předat nedá - a právě při jeho popisu se často ukáže, co dělat jinak.
Popis procesučasto odhalí zbytečné krokyOperátor pracuje podle postupu, nadřízený dělá výběrovou kontrolu v dohodnutém podílu. Chybovost měříme stejně jako u hovorů - takže vidíte, jestli klesá.
Měřitelnáchybovost, ne pocitPracujeme přímo ve vašich systémech s přístupy v rozsahu, který určíte. U každého zápisu víte, kdo ho udělal. Ochranu údajů a mlčenlivost řešíme smluvně před spuštěním.
Dohledatelnostu každého zápisuAdministrativa má nerovnoměrný objem - konec měsíce, fakturační období, hromadné rozesílání. Kapacitu zvedneme přesně na ty dny a potom ji snížíme.
Sdílené kapacityplatíte reálně využitý časU vlastního zaměstnance platíte odvody, dovolenou, nemocenskou, školení, licence i prostory. U nás dohodnutou kapacitu a výkon - a to je u nárazové agendy zásadní rozdíl.
15 položektvoří skutečnou cenu vlastního místaAgenda nestojí na jednom člověku. Postup zná celý tým, takže dovolená, nemocenská ani odchod zaměstnance neznamenají, že se práce nabalí a nikdo ji nepřevezme.
120+lidí v 5 provozovnách
Administrativa se nikdy nepřihlásí jako problém.
Jen tiše ukrajuje z času, který měl jít zákazníkům a obchodu.
Metoda je jedna věc. Druhá je, jestli se to opravdu zaplatí.
Administrativa má nerovnoměrný objem – a právě u ní je vyhrazený zaměstnanec nejdražší, protože polovinu času nemá co dělat. Díky sdílení kapacit mezi projekty platíte reálně využitý čas a na konci měsíce máme odkud přidat lidi. Porsche Finance Slovakia si tímto modelem snížila provozní náklady přibližně o 30 %.
Administrativa není oddělená od zákazníka. Provozujeme i zákaznické linky a inkaso - takže když zpracováváme korespondenci nebo upomínky, víme, jak na ně zákazník zareaguje, a neuděláme z administrativního kroku důvod ke stížnosti.
Na začátku převezmeme jednu ohraničenou činnost s dohodnutými metrikami. Po pilotu znáte reálnou chybovost, čas na jeden úkon a náklad - a až potom se rozhodujete, co dál předat.
Porsche Finance Slovakia hledala způsob, jak snížit náklady na provoz zákaznické linky bez negativního dopadu na kvalitu. Navrhli jsme model postavený na sdílení operátorů mezi několika projekty – díky vyšší vytíženosti týmu klient neplatí kapacitu, která mu polovinu času leží.
Spolupráce začala telefonickou podporou a postupně se rozšířila o zpracování e-mailové komunikace a další administrativní procesy. Rozšiřování rozsahu je nejlepším potvrzením důvěry – klient nám dal víc práce, protože ta první fungovala.
Mzda je jen začátek. K ní přibývají odvody, dovolená, nemocenská, stravné, nábor, školení, mzda nadřízeného, licence systémů, telekomunikace, prostory a odpisy vybavení - dohromady 15 nákladových položek. Přesný propočet pro vaši situaci najdete na stránce Zákaznický servis.
„CreditCall se stal neodmyslitelnou součástí naší firmy - prodávají naše produkty přes telesales, provozují infolinku a přidali i early collection. Je opravdu vidět, že vědí, co dělají.“
Ozve se vám naše sales manažerka Janka a společně probereme vaše obchodní cíle. Do několika dnů od nás máte řešení na míru - zdarma a nezávazně.
Sepíšeme postup krok za krokem, dohodneme přístupy a podíl výběrové kontroly. Převezmeme jednu ohraničenou činnost a změříme chybovost.
Podle výsledků pilotu přebíráme další činnosti. Kapacitu nastavíme podle měsíčních špiček, ne podle průměru.
Zpracování a archivaci korespondence, elektronickou i písemnou komunikaci se zákazníky, hromadné rozesílání smluv a upomínek, přepis a kontrolu údajů v systémech, evidenci žádostí a administrativní podporu zákaznických procesů. Konkrétní rozsah dohodneme podle toho, co vás nejvíc zdržuje.
Ano, pracujeme přímo ve vašich systémech s přístupy v rozsahu, který určíte vy. Přístupy jsou jmenné a dohledatelné, takže u každého zápisu víte, kdo ho udělal. Podmínky ochrany údajů a mlčenlivosti řešíme smluvně před spuštěním.
Kontrolou ve dvou úrovních. Operátor pracuje podle přesně popsaného postupu a nadřízený dělá výběrovou kontrolu v dohodnutém podílu. Chybovost měříme a vyhodnocujeme stejně jako u hovorů – takže vidíte, jestli klesá.
Zpravidla ne. U vlastního zaměstnance platíte 15 nákladových položek – od odvodů přes dovolenou a školení po licence a prostory. Při outsourcingu platíte dohodnutou kapacitu a výkon. Rozdíl je největší právě u administrativy, která má nerovnoměrný objem.
To je pro administrativu typické – konec měsíce, fakturační období, hromadné rozesílání. Díky sdílení operátorů mezi projekty umíme kapacitu zvednout přesně na ty dny a potom ji snížit, takže neplatíte nevyužitý čas.
Běžně do dvou až čtyř týdnů od podpisu. Nejvíc času zabere přesný popis procesu – když je postup sepsaný, zaškolení týmu je rychlé. U jednodušších činností dokážeme začít i dřív.
Nechte nám kontakt - projdeme vaše cíle a připravíme nabídku na míru. Zdarma, nezávazně a bez otravování ze strany obchodníků.
Back office, multichannel i rozpis 15 nákladových položek na vlastního operátora.
ŘešeníEarly collection a správa pohledávek s odměnou navázanou na úspěch.
ŘešeníNestíháme odpovídat, slabý prodej, odliv zákazníků nebo vstup na trh.